Event Management leichtgemacht – wir verraten wie

Noch viel zu oft werden manuell Teilnehmerlisten für Events gepflegt, Reminder in aufwändiger Recherche-Arbeit versendet und Gästelisten während eines Events abgearbeitet. Damit dies nicht mehr nötig ist, haben wir für unsere Kundinnen und Kunden ein einfaches, übersichtliches und vor allem zeitsparendes Tool gebaut.

Die Event-Management-Lösung

Das Haus der Wirtschaft (https://www.hdw.ch) ist eine neuen Eventlocation in Pratteln/BL. Hier finden regelmässig öffentliche sowie auch private Events statt, was eine grosse organisatorische Herausforderung beim Versand, der Pflege und dem Nachfassen von Einladungen bedeuten würde, aber: Wir durften ein Event Management Modul realisieren, welches den kompletten Prozess von der Einladung über die Anmeldung bis hin zum Check-In am Tag des Events beinhaltet.

Wie funktioniert der Einladungsversand

Das komplette Modul ist in das bestehende Craft CMS integriert, so dass einerseits keine neue Software notwendig ist und andererseits Inhalte, welche sowieso bereits auf der Webseite publiziert sind, wiederverwendet werden können.

Folgende Funktionalitäten erleichtern die Event-Planung

• Publikation von Events auf der eigenen Webseite
• Public Events: Benutzende können direkt Tickets bestellen
• Private Events: Ticket nur via persönlicher E-Mail-Einladung, welche durch das CMS versendet wird, bestellbar
• Veranstaltungskalender mit Filtermöglichkeiten nach Event-Typ
• Pro Event können verschiedene Tickettypen erfasst werden (z.B. Standard, VIP, etc.)
• Pro Tickettyp können Preise und Kontingente hinterlegt werden
• Individuelle Gestaltung der Einladungs-E-mail pro Event im CMS
• Versand von personalisierten Einladungen via E-Mail auf Basis von importierten Personenlisten via CMS (inkl. erlaubtem Bestellkontingent pro Person)
• Versand von Reminder-E-mails an alle eingeladenen Personen, welche noch nicht bestellt haben
• Ticket-Bestellprozess inkl. Check-Out und online Bezahlung
• Generierung von QR-Tickets, welche per E-Mail versendet oder zum Download angeboten werden
• Personen, welche Tickets bestellt haben, können ihre Personaldaten selber via Webseite verwalten
• Für Eventveranstaltende stehen Übersichten für Anmeldungen, Abmeldungen und Kapazitätsmanagement zur Verfügung
• Ticket-Check-In am Tag des Events mittels QR Code Scanning
• Automatisch erstellte Listen zu Anwesenheit, no-shows, etc.

Es ist mittlerweile ein Modul mit einem breiten Funktionsumfang und einer hohen Effizienz in der Durchführung von Events, welches sich in der Praxis schon mehrfach bewährt hat.