Digitalisierung in Unternehmen als grosse Chance – In 5 Schritten deine Prozesse digitalisieren
28. September 2023
Die Digitalisierung gilt als grösste Chance für Unternehmen ressourcenschonender und effizienter zu arbeiten. Digitalisierung betrifft in Unternehmen nahezu alle Bereiche und hat einen nachhaltigen Einfluss auf die Art und Weise wie wir heute und in Zukunft arbeiten. Dennoch stellt vor allem die Digitalisierung von Prozessen eine grosse Herausforderung in Unternehmen dar. Wie Digitalisierung in dein Unternehmen gelingt und welche Schritte dabei berücksichtigt werden sollten, erfährst du in diesem Blogbeitrag.
Digitalisierung in Unternehmen – Was steckt dahinter
Der Begriff Digitalisierung ist sehr breit gefächert und betrifft nahezu alle Bereiche in Unternehmen. Von der Digitalisierung in der Produktion bis hin zu Sales und Marketing sehen sich alle Geschäftsbereiche mit Veränderungen konfrontiert. Und obwohl die Digitalisierung nahezu all unsere Lebensbereiche betrifft, ist eine einheitliche Definition gar nicht so leicht.
Wir legen in unserem Blogbeitrag folgende Definition zu Grunde:
Unter Digitalisierung verstehen wir die Umwandlung von analogen Inhalten und Prozessen in eine digitale Form. Im Zusammenhang mit diesem Prozess trifft man darüber hinaus auch oft auf den Begriff der Digitalen Transformation. Digitale Transformation beschreibt den Wandel beziehungsweise die Bewegung vom Analogen ins Digitale. Vielleicht hast du die Begriffe Industrie 4.0 oder Industrie 2025 schon mal gehört, welche Synonyme von Digitalisierung sind.
Digitalisierung in der Schweiz
Obwohl 95% der Wirtschaftslandschaft aus KMUs besteht, variiert der Digitalisierungsgrad von Schweizer KMUs. Eine Studie von PwC Schweiz, Google Switzerland GmbH und digitalswitzerland über das Thema Digitalisierung von KMU vom Jahr 2016 ergab, dass der Digitalisierungsgrat bei der Grösse der Unternehmen positiv ausfällt und neagtiv mit dem Alter der Geschäftsleitung korreliert. Die Unternehmen, die am stärksten digitalisiert sind, kommen oft aus der Telekommunikations- und der Medienbranche sowie aus dem öffentlichen Sektor. Der Gesundheitsbereich sowie die Energie- und Versorgungsbranche haben hingegen Rückstände. Lese mehr über diese Studie hier.
Möglichkeiten von Digitalisierung in Unternehmen
Nun stellt sich die Frage, warum Digitalisierung in Unternehmen benötigt wird und welche Rolle sie bereits heute aber auch in Zukunft spielen wird. Die Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet, sind nahezu unbegrenzt. Vor allem die folgenden Möglichkeiten sind dabei als grosse Chance für Unternehmen zu sehen:
- Reaktion auf den zunehmenden Mangel an Fachkräften: Fachkräfte sind auf dem heutigen Arbeitsmarkt immer schwieriger zu erreichen und für ein Unternehmen zu gewinnen. Aus diesem Grund werden viele Unternehmen gegenwärtig bereits damit konfrontiert, mit weniger personellen Ressourcen auszukommen. Hier kann Digitalisierung helfen, um die Arbeitsbelastung von vorhandenen Mitarbeitenden abzumildern. Gewisse Routineaufgaben können mit Hilfe der Digitalisierung verringert werden oder sogar komplett wegfallen. Darüber hinaus führt das dazu, dass Unternehmen in der Lage sind, attraktive Jobs anzubieten.
- Eingehen auf eine veränderte Erwartungshaltung der Kunden: Auch die Kunden verändern sich im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung. Kunden erwarten mittlerweile auch digitale Kontaktpunkte zum Unternehmen. Unternehmen müssen auf diesen Wandel reagieren und digitale Kontaktpunkte schaffen, damit sie weiterhin ihre Kunden erreichen und potenzielle Neukunden für sich gewinnen können.
- Einsparung von monetären Ressourcen: Durch die Digitalisierung in Unternehmen können Prozesse effizient aufgesetzt werden. Dies hat zur Folge, dass Kosten eingespart werden können. Diese monetären Einsparungen können genutzt werden, um Investitionen, die rund um das Thema Digitalisierung in Unternehmen entstehen, durchzuführen.
- Förderung von Nachhaltigkeit in Unternehmen: Nachhaltigkeit spielt eine zunehmend wichtigere Rolle und ist in vielen Unternehmen längst auf der Agenda. Die Digitalisierung ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise und fördert so die Ziele vieler Unternehmen, nachhaltiger zu agieren.
Prozesse in 5 Schritten digitalisieren
Im Rahmen des Prozesses der Digitalisierung sollten einige Fehler vermieden werden. Ein häufiger Fehler ist, dass Prozesse einfach ins digitale verlagert werden. Der analoge Prozess dient als Massgabe und findet sich genauso im digitalen wieder. Hier vergibt man die Chance, Prozesse zu optimieren und verträglicher für eine Organisation zu gestalten. Damit die Digitalisierung im Unternehmen gelingt, sollten folgende Schritte berücksichtigt werden:
Schritt 1 – Prozesse dokumentieren
Im ersten Schritt geht es darum, bestehende Prozesse zu dokumentieren. Ablaufdiagramme legen offen, welche Prozesse in einem Unternehmen überhaupt bestehen. Diese Dokumentation gilt als Grundlage, geeignete Prozesse zur Digitalisierung zu erkennen und an diesen zu arbeiten.
Schritt 2 – Potenzialreiche Prozesse digitalisieren
Im nächsten Schritt ist es das Ziel eine Priorisierung, der zu digitalisierenden Prozesse, durchzuführen. Zunächst sollten die Prozesse digitalisiert werden, bei denen die Einsparungspotenziale am grössten sind.
Schritt 3 – Recherche nach richtigen Software-Tools
Nachdem die Prozesse definiert wurden, ist es wichtig, die richtigen Unterstützungstools mit Hilfe einer umfangreichen Recherche zu evaluieren. Eine Software bildet eine wichtige Grundlage in der Digitalisierung für Unternehmen. Sie sollte einfach bedienbar sein und sich schnell refinanzieren. Wie du die richtige Software für dein Unternehmen findest, erfährst in diesem Blogbeitrag.
Schritt 4 – Lead User onboarden
Die Schulung beziehungsweise die Vorbereitung von den Usern sprich den Mitarbeitenden ist wichtig und eine zentrale Anforderung im Veränderungsprozess. Häufig ist es sinnvoll, Lead User zu entwickeln. Also Nutzer, die bei der unternehmensweiten Implementierung helfen und auch als Ansprechpersonen für Arbeitskolleginnen und Kollegen dienen.
Schritt 5 – Unternehmensweiter Rollout
Nachdem die Lead User erfolgreich mit einem digitalisierten Prozess arbeiten können, kann der unternehmensweite Rollout sprich Einführung stattfinden. Auch hier ist ein wenig Fingerspitzengefühl gefragt. Je erfolgreicher ein Implementierungsprozess ist, desto weniger Probleme und Herausforderungen sind auch bei künftigen Veränderungen im Kontext der Digitalisierung zu erwarten.
Fazit: Die Digitalisierung in Unternehmen ist eine grosse Chance
Häufig wird die Digitalisierung in Unternehmen mit einem skeptischen Auge betrachtet. Dabei sind die Chancen und Möglichkeiten, die durch Digitalisierung in Unternehmen entstehen sehr gross. Folgt man einem strukturierten und praxiserprobten Prozess ist der Erfolg von Digitalisierung in Unternehmen vorprogrammiert. Dabei solltest du schrittweise vorgehen und einem genauen Plan folgen. Dann steht der Digitalisierung und dem damit verbundenen Profitieren von vereinfachten und ressourcenschonenden Prozessen nichts mehr im Wege.
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