User Story Mapping – Die Geschichte des Kunden

Ein komplexes Projekt entstanden aus einer Idee die nicht fertig gedacht ist… Unklare Anforderungen des Kunden… Unstrukturierte Anforderungen… Komplexe Prozesse die nicht dokumentiert sind… und daraus soll eine Software gebaut werden. Welcher Projektleiter kennt das nicht.

Mit der Methode des User Story Mappings versuchen wir jeweils am Anfang der Projekte eine Übersicht der Anforderungen (Big Picture) darzustellen und eine gute Basis für das Product Backlog zu erarbeiten. Entscheidend für ein qualitativ wertvolles Product Backlog ist hierbei, dass der Kundenfokus möglichst stark abgebildet wird. Im Prinzip geht es darum, dass die Benutzer Ihre Vision, die Geschichte des zukünftigen Produktes erzählen, konkretisieren und erklären wie wir es Ihnen liefern sollten. Es braucht dazu wenig Material: Post-its, Stifte und eine grosse leere Wand.

Die Workshops werden von unseren Projektleitern prozessual geführt und unter Einbezug des kundenseitigen Product Owners gestaltet und vorbereitet. Dabei wird sichergestellt, dass der Teilnehmerkreis möglichst repräsentativ für die verschiedenen Prozesse oder Aufgaben ist, welche digitalisiert werden sollen. Dazu sollte pro Prozess oder Aufgabe jeweils ein Workshop stattfinden. Wir empfehlen mehrere Gruppen von 5-8 Personen die untereinander, zwecks Validierung der Anforderungen, eine neue frische Sicht oder einen anderen Blickwinkel auf die erarbeiteten Ergebnisse bringen können.

Der Aufbau der User Story Map erfolgt nach dem Schema: Ziele – Aktivitäten – Tasks – Subtasks. Auf der horizontalen Achse bildet sich im Idealfall der Prozessablauf ab, wobei in der vertikalen Achse die Tiefe der Funktionalität mit der Menge an Stories repräsentiert ist. Mit den Teilnehmern definieren wir zuerst die gemeinsame Vision und Ziele, die das neue Produkt erreichen soll. Dies hilft uns den Kunden und seinen Markt besser zu verstehen und zu begreifen. Danach werden die Aktivitäten auf einzelnen Post-its festgehalten. Eine Aktivität ist in der Regel ein relativ grosser Prozessschritt. Zum Beispiel: Gesuch stellen, Anfrage bewerten oder Resultat prüfen. Die darauffolgende Erfassung der Tasks, also von den Dingen die von den Benutzern tatsächlich getan werden, erfolgt durch die Benutzer mittels farbigen Post-its. In Teamarbeit werden die Tasks nun in die definierten Aktivitäten gruppiert und mittels eines weiteren Post-it benannt und aufgeklebt. Wenn nun die Aktivitäten Ziele erfüllen, werden diese den Zielen zugeordnet. Die Reihenfolge zur Erfassung von Aktivitäten und Tasks kann je nach Projekt und Maturität des Kunden unterschiedlich sein. Jeder Task kann Subtasks haben, worin die Details der Aufgabe festgehalten und beschreiben werden können. Bei den Subtasks dürfen auch gerne wilde Ideen oder die einfliessen die einzelnen Benutzern wichtig erscheinen. In den darauf folgenden Schritten wird ein Review durchgeführt, mögliche Aufgaben geteilt, zusammengeführt oder gar entfernt. Dabei können die Post-its neuangeordnet oder umsortiert werden. Last but not least erfolgt die Priorisierung und damit die Einteilung in Teile die sofort gebraucht werden und in solche die in folgenden Versionen der Software geliefert werden. Dazu werden in der Horizontalen eine oder mehrere Linien gezogen, sodass der Umfang der Releases abgegrenzt werden kann. Eine Umsortierung ist sogar dann noch möglich.

Die kontinuierliche Interaktion mit dem Kunden oder das erforderliche Kundenfeedback werden durch diese Technik nicht ersetzt. Die Vorteile diese Technik liegen jedoch auf der Hand; strukturierte Analyse der Kundenbedürfnisse unter Einbezug der betroffenen und das Schaffen eines gemeinsamen Verständnis des zu entwickelnden Produkte sind nur zwei von vielen Vorteilen.