Notre logiciel pour le programme bâtiments est utilisé depuis 2017. Au fil des années, nous avons développé de nombreuses fonctions supplémentaires qui complètent le processus existant. Celles-ci sont déjà utilisées par certains cantons et villes. Peut-être que certaines de ces nouvelles fonctions vous intéressent également?

Vous trouverez ici la liste des fonctions supplémentaires. Nous pouvons également mettre à votre disposition la fonction souhaitée sur l'environnement de test si vous souhaitez l'essayer.

Si vous êtes intéressé, n'hésitez pas à nous contacter: ech@web-solutions.io / 061 927 68 50

Extensions pour le processus de subvention

#1 - Le processus de demande en une étape

Jusqu'à présent, le processus de demande se déroulait en deux étapes, à savoir une assurance préalable et une conclusion en aval, une fois que le requérant a mis en œuvre la mesure. Entre les deux, il s'écoule généralement plusieurs mois. Il existe maintenant un processus en une seule étape, particulièrement adapté aux mesures de petite taille ou non constructives, par exemple les stations de recharge ou les conseils (CECB, etc.). Dans ce cas, le demandeur soumet uniquement sa demande, qui peut être directement versée après examen. Le processus de conclusion n'est pas nécessaire pour le demandeur.

Le processus est présenté sous forme abrégée dans la base de données. Dès que la promesse est faite, le paiement peut être effectué directement. Toutes les autres fonctions restent inchangées pour les demandes en une seule étape.


    #2 - Gestion des motifs de correction/refus

    Les raisons des corrections ou des demandes supplémentaires de requêtes sont multiples. Il en va de même pour les refus. Jusqu'à présent, seuls des textes génériques étaient utilisés dans les documents de la base de données et parfois adaptés manuellement à la demande concernée. Les textes des courriels ne pouvaient pas être modifié spécifiquement pour une demande.


    La gestion étendue des raisons de correction permet d'utiliser des motifs spécifiques pour les refus et les corrections, aussi bien dans les documents que dans les e-mails : à l'aide de modules de texte, il est possible de créer divers motifs de correction ou de refus (par exemple des documents manquants, etc.) et de définir un délai pour chacun d'eux. Ces éléments de texte peuvent à leur tour être associés à des modèles de documents. Lors de la génération de ces documents sur une demande, les motifs saisis apparaissent et l'on peut choisir le motif spécifique de la correction/du refus. Ceux-ci sont ensuite repris sur le le document pour le demandeur au moyen de caractères de remplacement. Les motifs de correction ou de refus peuvent également être utilisés dans les textes des e-mails. Il est ainsi possible d'indiquer spécifiquement ce qui a conduit à un refus ou à un renvoi de la demande.

    En outre, le délai pour ce motif est automatiquement fixé lors de la demande complémentaire. Celui-ci peut également être repris comme caractère de remplacement sur le document/l'e-mail. Si le demandeur ne fournit pas les documents manquants avant l'expiration du délai, il est par exemple possible (au moyen des règles) qu'une affaire en suspens interne soit automatiquement créé pour le refus de la demande. En outre, les raisons d'un dépôt tardif de la demande peuvent être évaluées.



    #3 - Projets spéciaux

    Des "projets spéciaux" peuvent être créés dans la base de données. Il s'agit de demandes générées par l'utilisateur, avec ou sans immeuble, sur lesquelles un montant de soutien individuel peut être défini. Ils servent généralement à illustrer des thèmes administratifs qui ne sont pas déclenchés par un requérant. Les projets spéciaux ne sont donc pas représentés sur le portail web pour le requérant. Ils suivent toutefois le processus standard dans la base de données (vérifier, garantir les subventions, effectuer des versements) et peuvent être évalués normalement.

    Les types suivants sont disponibles pour les projets spéciaux : Projets de mesure, Études/projets de recherche, Objets de démonstration, Communication, Traitement des demandes, Prestations informatiques, Autres (y compris champ de texte)


    #4 - Courrier d'information automatique aux communes ou à l'administration fiscale en cas de paiement

    Certains cantons informent les communes concernées et/ou l'autorité fiscale lorsque des subventions sont versées pour un bien immobilier. Cette fonction automatise cela.


    Lorsque le paiement d'une demande est effectué, un e-mail prédéfini est automatiquement envoyé à la commune concernée et à l'administration fiscale après un délai à définir. Le système envoie l'e-mail à la commune en se basant sur le code postal du bien immobilier. Des caractères de remplacement (adresse, montant du versement, etc.) peuvent être utilisés dans l'e-mail et les adresses e-mail des communes peuvent être importées dans le système. Pour assurer la traçabilité, l'e-mail est déposé en tant que commentaire sur la demande concernée.

    #5 - Mesures de consultation

    Pour les mesures de conseil, comme le CECB, le processus en une étape (voir ci-dessus) peut être utilisé. Dans le portail, le conseiller technique existant peut en outre être renommé librement, par exemple en conseiller ou en expert CECB.


    En outre, le bénéficiaire du paiement peut être défini de manière fixe pour une mesure. Par exemple, si l'argent de la subvention doit être versé directement au conseiller. Le demandeur ne peut alors pas modifier le destinataire du paiement.


    #6 - Marquer les demandes HFM comme "encouragées uniquement par le canton".

    Certaines demandes de HFM n'atteignent pas les conditions minimales exigées par le HFM et devraient être refusées par le canton. Grâce à cette fonction, un canton peut décider de traiter ces demandes de manière purement cantonale tout en continuant à les traiter. Il les détache ainsi du processus HFM : le calcul du montant passe à "Non éligible aux contributions globales", les demandes ne sont pas intégrées dans le rapport de l'OFEN et le contrôle effectué en arrière-plan pour les demandes HFM via l'OFEN n'est pas effectué.


    Cette fonction ne peut être effectuée que pour les mesures HFM (M01-M18 et IM01-IM18) ou pour les demandes cantonales compatibles HFM qui n'ont pas encore été attribuées ou versées.

    #7 - Base de données : autorisations spécifiques aux requêtes

    Cette fonction permet d'attribuer explicitement des droits à certains utilisateurs sur certaines demandes dans la base de données de traitement. Avec la fonctionnalité standard, seule une limitation au niveau des mesures et des rôles est possible.


    Dès qu'un utilisateur dispose de droits spécifiques à une demande, il ne peut plus traiter que les demandes qui lui ont été explicitement attribuées. Le système peut être configuré de manière à ce que les collaborateurs du canton puissent valider les demandes pour des contrôleurs spécifiques. Cela convient par exemple aux contrôleurs externes qui ne doivent avoir accès qu'à certaines demandes.

    #8 - Mesures de soutien subsidiaires pour les villes/communes

    Il s'agit d'une fonction pour les communes et les villes, qui peuvent également utiliser le logiciel de promotion depuis 2021. Le processus subsidiaire concerne les mesures qui sont encouragées aussi bien par le canton que par les villes/communes. Dans ce cas, le requérant a la possibilité de déposer une demande auprès du canton, puis directement auprès de sa ville/commune. Les données de la demande cantonale sont alors copiées dans une demande municipale et les deux demandes sont reliées. Le montant de la subvention municipale est calculé en fonction de la demande cantonale. Le processus de subventionnement municipal se fait toujours en aval et en fonction du processus cantonal, car les mêmes données sont utilisées.


    Cela simplifie l'encouragement au niveau communal, uniformise les programmes d'encouragement et facilite notamment la tâche du requérant, puisqu'il peut également demander en un seul clic des subventions à la commune pour la même mesure.


    #9 - Base de données : modification ultérieure des budgets de paiement et de l'année de paiement

    Cette fonction permet aux utilisateurs ayant le rôle de "responsable de domaine" de modifier ultérieurement le budget de paiement et l'année de paiement sur des demandes déjà payées. La date de versement reste inchangée, tout comme l'année d'attribution et le budget d'attribution. Cela est souvent utile en début d'année, lorsque des corrections doivent être apportées pour le reporting à la Confédération.

    Extensions dans le portail / Pour le requérant

    #10 - Le calculateur de subventions

    Un calculateur qui permet au demandeur de calculer à l'avance le montant probable de la subvention. Le calculateur peut être utilisé sur des pages web existantes sous forme d'iFrame ou comme page web propre. Le calculateur reprend la configuration du portail web et ne doit donc pas être géré séparément. Les couleurs du calculateur peuvent être adaptées à celles du site web cantonal.


    Exemples :

    #11 - Portail : confirmation explicite des documents à soumettre

    Dans le portail des demandes, le demandeur est informé une nouvelle fois des documents qu'il doit fournir lors du dépôt de la demande et il doit le confirmer explicitement. Sans cette confirmation, la demande ne peut pas être déposée.

    Cela permet de réduire le nombre de demandes pour lesquelles il manque des documents ainsi que les dépenses liées aux demandes complémentaires.

    #12 - regroupement propre pour les champs du formulaire de requête

    Jusqu'à présent, les champs de saisie du formulaire de demande étaient répartis dans les deux groupes standard "Général / Projet" et "Données spécifiques de la mesures".

    Entre-temps, il est possible de créer autant de groupes que l'on veut et de définir l'ordre de ces groupes. Le regroupement plus judicieux des champs de saisie permet d'améliorer la vue d'ensemble sur le formulaire de demande. Pour cette adaptation, une nouvelle version de la mesure est nécessaire

    Extensions pour les documents

    #13 - Documents sur les mesures indirectes

    Cette fonction permet de gérer les documents sur les demandes indirectes. Par défaut, il n'y a pas de zone de documents sur les interventions indirectes.

    #14 - Téléchargement en masse de documents

    L'application supporte le téléchargement simultané de nombreux documents à la fois et les dépose automatiquement sur les demandes correspondantes. Pour cela, les documents doivent être étiquetés d'une certaine manière.

    Elle est particulièrement adaptée aux cantons qui reçoivent les documents de demande physiquement par la poste et les scannent ensuite.


    #15 - Propre schéma de nommage pour la génération de documents

    Les documents sont générés par défaut selon ce schéma : GESUCHID_TYP.docx (par exemple "SO-17-18-01_Assurance.docx"). Le schéma de nommage des documents peut toutefois être modifié. Les éléments suivants sont disponibles en tant que caractères de remplacement pour la génération de noms : Date, ID de la demande, type de document, ID de la mesure, propriétaire, rue, lieu.

    Les documents sont générés par défaut selon ce schéma : GESUCHID_TYP.docx (par exemple "SO-17-18-01_Assurance.docx"). Le schéma de nommage des documents peut toutefois être modifié. Les éléments suivants sont disponibles en tant que caractères de remplacement pour la génération de noms : Date, ID de la demande, type de document, ID de la mesure, propriétaire, rue, lieu.

    Les documents pourraient donc également être étiquetés de cette manière : Auszahlung_SO-17-18-01_Hauptstrasse123_Solothurn_M18.docx

    Divers espaces réservés pour les documents

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    #16 - Codes QR et codes à barres

    Grâce à deux caractères génériques spéciaux, l'ID de la demande et le nom du fichier peuvent être utilisés comme codes QR et codes-barres dans les documents.

    #17 - Informations sur les employés et signature

    Dans le compte d'utilisateur, il est possible d'enregistrer pour les collaborateurs aussi bien la fonction qu'une image de la signature. Ces informations peuvent être utilisées comme caractères de remplacement dans les modèles de documents. Lorsque l'on crée ces documents sur la demande, le nom, la fonction et la signature de l'utilisateur sont repris sur le document. Il est ainsi possible de créer des documents individualisés pour chaque collaborateur, avec ou sans signature.


    #18 - Affecter un gestionnaire par demande

    Un responsable peut être attribué à une demande. Les données de contact (nom, prénom, tél et adresse e-mail) de l'utilisateur peuvent en outre être utilisées comme caractères de remplacement dans les modèles de documents. Cela signifie que chaque utilisateur peut créer des documents directement avec ses coordonnées et les envoyer en son nom, au lieu d'utiliser des modèles avec des textes génériques standard.

    #19 - Montant sans décimales

    Le formatage standard pour les montants de subvention/valeurs monétaires lors de la génération de documents a deux décimales et génère donc la sortie 8'325.00 . Grâce à des paramètres spéciaux dans les espaces réservés, il est possible d'indiquer dans les documents des montants monétaires sans décimales ou avec une seule décimale.

    #20 - Propre format de date

    Le format de date standard pour les caractères de remplacement dans les documents est : 29.01.2021 . Des paramètres spéciaux dans les caractères de remplacement permettent d'éditer le format de date souhaité du canton. Les variantes suivantes sont possibles :

    • 2021-01-29
    • 29. Januar 2021
    • 29. janvier 2021

    Divers

    #21 - Base de données : organiser individuellement les tuiles sur les requêtes

    Les tuiles affichées sur la requête (commentaires, tâches en attente, fichiers, etc.) peuvent être disposées ou masquées individuellement par utilisateur. Un utilisateur peut ainsi afficher en permanence ses domaines les plus importants en haut ou masquer les domaines inutilisés. L'affichage de la requête devient ainsi plus clair.

    #22 -Dépôt de la demande purement numérique (sans documents physiques)

    Il est possible de définir sur une mesure si la demande et/ou la clôture ne doivent plus être soumises que sous forme numérique. En cas de dépôt purement numérique, les blocs de texte sur la page de clôture, l'e-mail de confirmation et sur le PDF de la demande sont adaptés de manière à ce qu'il ne soit plus demandé de déposer la demande et les documents par voie postale. La quantité de papier physique est ainsi réduite. Dans la base de données de traitement, les diplômes déposés peuvent être retrouvés grâce à un filtre supplémentaire.


    Cela convient particulièrement aux cantons et aux communes qui ne souhaitent plus recevoir les documents par la poste, mais uniquement sous forme de pièces jointes numériques. Certains cantons/villes demandent au requérant de n'envoyer les documents que sous forme numérique et d'envoyer le formulaire de demande signé par e-mail.

    #23 - Calcul : montants partiels au lieu du montant total

    Le calcul du montant de la subvention se compose souvent de plusieurs montants individuels. Le système calcule ensuite un montant total et, par défaut, le travail se poursuit uniquement avec ce montant total. Celui-ci est garanti, versé, évalué et présenté au requérant comme un tout.


    Les montants partiels permettent de définir plusieurs montants de paiement au lieu d'un seul montant total. Les montants partiels peuvent être nommés librement, attribués à des budgets individuels et évalués séparément.

    Cela convient par exemple pour justifier la composition des fonds de soutien (part des recettes fiscales, indemnisation de la valeur résiduelle, fonds de fondation, etc.)
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    #24 - Base de données : attribution explicite des mesures aux budgets

    Une mesure peut être explicitement attribuée à un budget. Cela signifie que pour les demandes de cette mesure, seul le budget défini peut être sélectionné. Cette fonction est particulièrement utile lorsqu'il existe plusieurs budgets qui ne sont prévus que pour certaines mesures.